Δικαιώματα Υποκειμένων

Όμιλος SEMAC (Ελλάδα) — Semac Construction S.A. (ΣΕΜΑΚ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΗ Α.Ε.) & Semac Automation S.A. (ΣΕΜΑΚ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΙ Α.Ε.)

Έκδοση 2.1 — Ημερομηνία ισχύος: 14 Σεπτεμβρίου 2026

Η έκδοση 2.1 προσθέτει τον ιστότοπο automation.semac.gr στα συστήματα που σαρώνονται (§11) και στο έντυπο αιτήματος· καμία άλλη διαδικασία, προθεσμία ή κανόνας δεν μεταβάλλεται.

Σε μια ματιά

Τι είναι αυτό το έγγραφο. Έχει δύο μέρη. Το Μέρος Ι απευθύνεται σε εσάς, το πρόσωπο του οποίου τα δεδομένα επεξεργαζόμαστε: εξηγεί ποια δικαιώματα έχετε και πώς τα ασκείτε. Το Μέρος ΙΙ είναι η εσωτερική διαδικασία που ακολουθεί υποχρεωτικά το προσωπικό της SEMAC για να απαντήσει στα αιτήματά σας. Το δημοσιεύουμε ολόκληρο, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε τι υποσχόμαστε.

Πού στέλνετε το αίτημά σας. privacy@semac.gr. Δεν απαιτείται συγκεκριμένος τύπος: το αίτημα μπορεί να είναι γραπτό, ηλεκτρονικό ή προφορικό.

Πόσο κοστίζει. Τίποτα. Η άσκηση των δικαιωμάτων σας είναι δωρεάν.

Πόσο θα περιμένετε. Έναν μήνα. Σε σύνθετες περιπτώσεις μπορούμε να πάρουμε παράταση δύο ακόμη μηνών, αλλά οφείλουμε να σας το πούμε — με αιτιολογία — μέσα στον πρώτο μήνα.

Τι θα σας ζητήσουμε. Μόνο ό,τι είναι αναλογικό για να βεβαιωθούμε ότι είστε όντως εσείς. Δεν ζητούμε αντίγραφο ταυτότητας ως πάγια πρακτική.

Αν δεν μείνετε ικανοποιημένοι. Απευθυνθείτε πρώτα σε εμάς, στη συνέχεια στην ΑΠΔΠΧ (ή στην εποπτική αρχή της συνήθους διαμονής σας), και σε κάθε περίπτωση στα δικαστήρια.

Πίνακας περιεχομένων

ΜΕΡΟΣ Ι — ΓΙΑ ΤΑ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

1. Σκοπός, πεδίο εφαρμογής και υπεύθυνοι επεξεργασίας
2. Τα δικαιώματά σας — τι καλύπτει και τι δεν καλύπτει το καθένα
3. Πώς υποβάλλετε αίτημα
4. Τι θα σας ζητήσουμε για την ταυτοποίησή σας
5. Προθεσμίες
6. Κόστος
7. Αιτήματα μέσω εκπροσώπου
8. Αν δεν μείνετε ικανοποιημένοι

ΜΕΡΟΣ ΙΙ — ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ SEMAC

9. Ρόλοι και αρμοδιότητες
10. Ροή εργασίας βήμα προς βήμα και χρονοδιάγραμμα ανά ημέρα
11. Πού αναζητούμε — λίστα ελέγχου συστημάτων
12. Κανόνες απόκρυψης (redaction) και δεδομένα τρίτων
13. Εξαιρέσεις και λόγοι απόρριψης
14. Αρχεία που τηρούμε
15. Διεπαφή με τα περιστατικά παραβίασης
16. Δείκτες απόδοσης και περιοδική επανεξέταση
17. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α — Έντυπο Αιτήματος
18. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β — Υπόδειγμα Μητρώου DSAR
19. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ — Υποδείγματα επιστολών απάντησης
20. Έκδοση, ημερομηνία ισχύος και ιστορικό αλλαγών

ΜΕΡΟΣ Ι — ΓΙΑ ΤΑ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

1. Σκοπός, πεδίο εφαρμογής και υπεύθυνοι επεξεργασίας

1.1 Σκοπός

Η παρούσα Πολιτική καθορίζει πώς ο Όμιλος SEMAC δέχεται, καταγράφει, εξετάζει και απαντά σε αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων κατά τα άρθρα 15 έως 22 και 7 παρ. 3 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679, «ΓΚΠΔ»), σε συνδυασμό με τον ν. 4624/2019.

Ο σκοπός είναι διπλός: να γνωρίζετε εσείς τι μπορείτε να ζητήσετε και τι θα λάβετε, και να γνωρίζει το προσωπικό μας τι ακριβώς οφείλει να κάνει, μέσα σε ποιες προθεσμίες και με ποια τεκμηρίωση. Ένα δικαίωμα που δεν αντιστοιχεί σε συγκεκριμένη εσωτερική διαδικασία παραμένει θεωρητικό — γι' αυτό δημοσιεύουμε και τα δύο μέρη μαζί.

1.2 Υπεύθυνοι επεξεργασίας

Στοιχεία μητρώου: Semac Construction S.A. ΓΕΜΗ 38335405000 · ΑΦΜ EL094490672 — Semac Automation S.A. ΓΕΜΗ 58436104000 · ΑΦΜ EL099790960

Οι E1 και E2 ενεργούν ως χωριστοί (ανεξάρτητοι) υπεύθυνοι επεξεργασίας, όχι ως από κοινού υπεύθυνοι, εκτός εάν ρητά αναφέρεται διαφορετικά. Καθεμία ευθύνεται για τη δική της επεξεργασία. Αν το αίτημά σας αφορά και τις δύο εταιρείες, το διαβιβάζουμε εσωτερικά και σας ενημερώνουμε ποια εταιρεία απαντά για ποιο σκέλος. Εφόσον τα δεδομένα σας παραπέμφθηκαν στη συνδεδεμένη εταιρεία Semac International Ltd (Κύπρος, αρ. εγγραφής HE 397733) — η οποία ενεργεί ως χωριστός υπεύθυνος επεξεργασίας βάσει της δικής της πολιτικής απορρήτου, που δημοσιεύεται στο semacint.com — σας το γνωστοποιούμε και σας παρέχουμε τα στοιχεία επικοινωνίας της, ώστε να μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας και έναντι αυτής.

1.3 Σημείο επικοινωνίας για την προστασία δεδομένων

Η SEMAC δεν έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) κατά το άρθρο 37 ΓΚΠΔ, διότι με βάση τη φύση, το πεδίο και τους σκοπούς των δραστηριοτήτων της δεν συντρέχει σχετική υποχρέωση. Έχει ωστόσο ορίσει Σημείο Επικοινωνίας για την Προστασία Δεδομένων, το οποίο συντονίζει την εφαρμογή της παρούσας διαδικασίας: Σταμάτιος Ευμορφιάδης.

1.4 Πεδίο εφαρμογής

Η διαδικασία καλύπτει όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται η SEMAC, ανεξαρτήτως προέλευσης ή μέσου: www.semac.gr, services.semac.gr, automation.semac.gr, εταιρικά γραμματοκιβώτια, CRM, λογιστικά συστήματα, φάκελοι προσωπικού, έντυπο αρχείο και αντίγραφα ασφαλείας.

Καλύπτει κάθε υποκείμενο δεδομένων: πελάτες και εκπροσώπους πελατών, προμηθευτές και συνεργάτες, υποψηφίους εργασίας, εργαζομένους και πρώην εργαζομένους, επισκέπτες ιστοτόπων, παραλήπτες ενημερωτικών δελτίων και επισκέπτες των εγκαταστάσεων.

2. Τα δικαιώματά σας — τι καλύπτει και τι δεν καλύπτει το καθένα

2.0 Συνοπτικός πίνακας

Η άσκηση οποιουδήποτε δικαιώματος δεν πρόκειται ποτέ να λειτουργήσει σε βάρος σας στις σχέσεις σας με τη SEMAC — εμπορικές, εργασιακές ή άλλες.

2.1 Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15 ΓΚΠΔ)

Τι καλύπτει. Έχετε δικαίωμα να μάθετε αν επεξεργαζόμαστε δεδομένα που σας αφορούν και, αν ναι, να λάβετε αντίγραφο αυτών (άρθρο 15 παρ. 3), μαζί με πληροφορίες για: τους σκοπούς, τις κατηγορίες δεδομένων, τους αποδέκτες ή κατηγορίες αποδεκτών, τον χρόνο τήρησης ή τα κριτήρια προσδιορισμού του, τα λοιπά δικαιώματά σας, το δικαίωμα καταγγελίας στην εποπτική αρχή, την προέλευση των δεδομένων όταν δεν τα συλλέξαμε από εσάς, καθώς και την ύπαρξη αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων.

Τι δεν καλύπτει. Δεν είναι δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα: μπορεί να λάβετε απόσπασμα ή περίληψη όταν το έγγραφο περιέχει και άλλο περιεχόμενο. Το αντίγραφο δεν επιτρέπεται να επηρεάζει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων (άρθρο 15 παρ. 4): γι' αυτό αποκρύπτουμε τα δεδομένα τρίτων προσώπων, εκτός αν το τρίτο πρόσωπο συναινεί ή η αποκάλυψη είναι εύλογη υπό τις περιστάσεις. Επίσης δεν καλύπτει εμπορικά απόρρητα ή δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας τρίτων, στο μέτρο που η προστασία τους δεν οδηγεί σε άρνηση κάθε πληροφόρησης (αιτ. σκ. 63).

2.2 Δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16)

Μπορείτε να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων και τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων, μεταξύ άλλων με συμπληρωματική δήλωση. Το δικαίωμα αφορά πραγματικά περιστατικά, όχι αξιολογικές κρίσεις (π.χ. αξιολόγηση απόδοσης ή τεχνική γνώμη): σε αυτές τις περιπτώσεις καταχωρίζουμε τη δική σας αντίθετη άποψη στον φάκελο.

2.3 Δικαίωμα διαγραφής — «δικαίωμα στη λήθη» (άρθρο 17)

Οι έξι λόγοι διαγραφής (άρθρο 17 παρ. 1):

1. τα δεδομένα δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν σε επεξεργασία·
2. ανακαλείτε τη συγκατάθεσή σας και δεν υπάρχει άλλη νομική βάση·
3. αντιτίθεστε κατά το άρθρο 21 παρ. 1 και δεν υπάρχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι που υπερισχύουν, ή αντιτίθεστε κατά το άρθρο 21 παρ. 2 (απευθείας εμπορική προώθηση)·
4. τα δεδομένα υποβλήθηκαν σε παράνομη επεξεργασία·
5. η διαγραφή επιβάλλεται για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση·
6. τα δεδομένα συλλέχθηκαν στο πλαίσιο υπηρεσιών της κοινωνίας των πληροφοριών προσφερόμενων σε παιδί (άρθρο 8 παρ. 1).

Οι εξαιρέσεις (άρθρο 17 παρ. 3) — δεν διαγράφουμε στο μέτρο που η επεξεργασία είναι απαραίτητη:

• για την ελευθερία έκφρασης και πληροφόρησης·
• για την τήρηση νομικής υποχρέωσης ή για την εκπλήρωση καθήκοντος δημόσιου συμφέροντος (π.χ. φορολογικά και λογιστικά αρχεία: 6 έτη από το τέλος της χρήσης, σύμφωνα με τη φορολογική νομοθεσία)·
• για λόγους δημόσιου συμφέροντος στον τομέα της δημόσιας υγείας·
• για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικής·
• για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

Αντίγραφα ασφαλείας. Δεν αρνούμαστε τη διαγραφή «επειδή υπάρχουν backups». Όταν εγκρίνουμε διαγραφή, διαγράφουμε από τα ενεργά συστήματα άμεσα και από τα αντίγραφα ασφαλείας κατά τον φυσικό κύκλο ανακύκλωσης του αντιγράφου. Στο ενδιάμεσο διάστημα τα δεδομένα τίθενται σε περιορισμό επεξεργασίας: δεν επαναφέρονται και δεν χρησιμοποιούνται για κανέναν σκοπό πλην της αποκατάστασης καταστροφής, οπότε η διαγραφή επαναλαμβάνεται. Σας γνωστοποιούμε τον εκτιμώμενο χρόνο ολοκλήρωσης του κύκλου.

2.4 Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18)

Μπορείτε να ζητήσετε να «παγώσουμε» την επεξεργασία όταν: (α) αμφισβητείτε την ακρίβεια των δεδομένων, για το διάστημα που χρειαζόμαστε να την επαληθεύσουμε· (β) η επεξεργασία είναι παράνομη αλλά αντιτίθεστε στη διαγραφή· (γ) δεν χρειαζόμαστε πλέον τα δεδομένα, τα χρειάζεστε όμως εσείς για νομικές αξιώσεις· (δ) έχετε αντιταχθεί κατά το άρθρο 21 παρ. 1 και εκκρεμεί η στάθμιση. Στον περιορισμό, τα δεδομένα διατηρούνται αλλά δεν υφίστανται άλλη επεξεργασία, εκτός με τη συγκατάθεσή σας ή για νομικές αξιώσεις, προστασία δικαιωμάτων άλλου προσώπου ή σημαντικό δημόσιο συμφέρον. Σας ενημερώνουμε πριν αρθεί ο περιορισμός.

2.5 Δικαίωμα φορητότητας (άρθρο 20)

Τι καλύπτει. Λαμβάνετε τα δεδομένα που μας έχετε παράσχει εσείς, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, και μπορείτε να τα διαβιβάσετε σε άλλον υπεύθυνο — ή να ζητήσετε από εμάς την απευθείας διαβίβαση, εφόσον είναι τεχνικά εφικτή.

Τι δεν καλύπτει. Ισχύει μόνον όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ή 9 παρ. 2 στοιχ. α΄) ή σε σύμβαση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄) και διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα. Δεν καλύπτει δεδομένα που επεξεργαζόμαστε βάσει νομικής υποχρέωσης ή εννόμου συμφέροντος, ούτε έντυπα αρχεία, ούτε συμπεράσματα ή αξιολογήσεις που παρήγαγε η SEMAC. Δεν επηρεάζει δυσμενώς τα δικαιώματα άλλων.

2.6 Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21)

Γενικό δικαίωμα (παρ. 1). Όταν επεξεργαζόμαστε δεδομένα βάσει εννόμου συμφέροντος (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄) ή για καθήκον δημοσίου συμφέροντος, μπορείτε να αντιταχθείτε για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας. Διακόπτουμε την επεξεργασία εκτός αν αποδείξουμε επιτακτικούς και νόμιμους λόγους που υπερισχύουν των συμφερόντων και δικαιωμάτων σας, ή αν η επεξεργασία χρειάζεται για νομικές αξιώσεις.

Απευθείας εμπορική προώθηση (παρ. 2). Το δικαίωμα εναντίωσης στην απευθείας εμπορική προώθηση, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ συνδεόμενης με αυτήν, είναι απόλυτο. Δεν σταθμίζεται και δεν αιτιολογείται. Με τη λήψη της εναντίωσης, παύουμε αμέσως κάθε τέτοια επεξεργασία και εγγράφουμε τα στοιχεία σας σε λίστα αποκλεισμού (suppression list) ώστε να μην επαναληφθεί.

2.7 Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων (άρθρο 22)

Η SEMAC δεν διενεργεί αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων που παράγει έννομα αποτελέσματα ή επηρεάζει σημαντικά με ανάλογο τρόπο τα φυσικά πρόσωπα, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ. Εάν αυτό μεταβληθεί, θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων και θα σας παράσχουμε τα δικαιώματα του άρθρου 22 παρ. 3 (ανθρώπινη παρέμβαση, έκφραση άποψης, αμφισβήτηση της απόφασης).

2.8 Ανάκληση συγκατάθεσης (άρθρο 7 παρ. 3)

Όπου η επεξεργασία στηρίζεται σε συγκατάθεση (π.χ. newsletter, μη απαραίτητα cookies, διατήρηση βιογραφικού σε δεξαμενή υποψηφίων), μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή, με την ίδια ευκολία με την οποία τη δώσατε. Η ανάκληση δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που έγινε πριν από αυτήν.

2.9 Δικαίωμα ενημέρωσης των αποδεκτών (άρθρο 19)

Όταν διορθώνουμε, διαγράφουμε ή περιορίζουμε δεδομένα, ανακοινώνουμε τη μεταβολή σε κάθε αποδέκτη στον οποίο τα είχαμε γνωστοποιήσει, εκτός αν αυτό αποδεικνύεται ανέφικτο ή συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια. Εφόσον το ζητήσετε, σας ενημερώνουμε ποιοι είναι οι αποδέκτες αυτοί.

3. Πώς υποβάλλετε αίτημα

3.1 Κανάλια

3.2 Δεν απαιτείται συγκεκριμένος τύπος

Δεν είστε υποχρεωμένοι να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένο έντυπο, συγκεκριμένη διεύθυνση ή συγκεκριμένη διατύπωση. Το αίτημα μπορεί να υποβληθεί εγγράφως, ηλεκτρονικά ή προφορικά — και σε οποιονδήποτε εργαζόμενο της SEMAC. Δεν είστε υποχρεωμένοι να επικαλεστείτε τον ΓΚΠΔ ή να ονομάσετε το δικαίωμα που ασκείτε. Αν ένα αίτημα φτάσει σε λάθος διεύθυνση (π.χ. σε εμπορικό γραμματοκιβώτιο), το διαβιβάζουμε εσωτερικά· η προθεσμία τρέχει από την ημέρα που το αίτημα περιήλθε στη SEMAC, όχι από την ημέρα που έφτασε στο αρμόδιο τμήμα.

3.3 Προαιρετικό έντυπο

Για τη διευκόλυνσή σας διατίθεται προαιρετικό έντυπο στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α της παρούσας. Η χρήση του είναι προαιρετική και η μη χρήση του δεν αποτελεί λόγο απόρριψης ή καθυστέρησης.

3.4 Τι βοηθά (χωρίς να είναι υποχρεωτικό)

Η εξέταση επιταχύνεται αν αναφέρετε: το δικαίωμα ή το αποτέλεσμα που επιδιώκετε· τη σχέση σας με τη SEMAC (πελάτης, προμηθευτής, υποψήφιος, εργαζόμενος, επισκέπτης ιστοτόπου)· τυχόν χρονικό διάστημα ή συγκεκριμένο σύστημα· και τα στοιχεία επικοινωνίας που χρησιμοποιήσατε μαζί μας (π.χ. διεύθυνση email με την οποία επικοινωνήσατε ή εγγραφήκατε).

4. Τι θα σας ζητήσουμε για την ταυτοποίησή σας

4.1 Αρχή της αναλογικότητας

Ζητούμε μόνο τις πρόσθετες πληροφορίες που είναι αναγκαίες για να επιβεβαιώσουμε την ταυτότητά σας, και μόνον όταν έχουμε εύλογες αμφιβολίες (άρθρο 12 παρ. 6 ΓΚΠΔ). Στις περισσότερες περιπτώσεις αρκεί η αποστολή του αιτήματος από τη διεύθυνση email που ήδη γνωρίζουμε για εσάς, ή η επιβεβαίωση δύο-τριών στοιχείων που ήδη τηρούμε (π.χ. αριθμός προσφοράς, αριθμός έργου, ημερομηνία επικοινωνίας).

4.2 Ρητή δέσμευση για τα έγγραφα ταυτότητας

Η SEMAC ΔΕΝ ζητά αντίγραφο δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου ως πάγια πρακτική. Τέτοιο έγγραφο ζητείται κατ' εξαίρεση, μόνον όταν το αίτημα αφορά ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα ή όταν η αποκάλυψη σε λάθος πρόσωπο θα ενείχε σοβαρό κίνδυνο, και πάντοτε με αιτιολόγηση της αναγκαιότητας.

Αν παράσχετε οικειοθελώς αντίγραφο εγγράφου ταυτότητας, εφαρμόζουμε τα εξής: (α) αποκρύπτουμε (redact) κάθε στοιχείο που δεν είναι αναγκαίο για την ταυτοποίηση — ενδεικτικά φωτογραφία, αριθμό ταυτότητας/διαβατηρίου πέραν των τελευταίων ψηφίων, τόπο γέννησης, όνομα γονέων, ύψος, υπογραφή· (β) το χρησιμοποιούμε αποκλειστικά για την ταυτοποίηση· (γ) το διαγράφουμε αμέσως μετά την ολοκλήρωση της ταυτοποίησης και τηρούμε στον φάκελο μόνον σημείωμα ότι η ταυτοποίηση διενεργήθηκε, με ποιο μέσο και από ποιον.

4.3 Συνέπεια στην προθεσμία

Όταν ζητούμε πρόσθετες πληροφορίες κατά το άρθρο 12 παρ. 6, το αίτημά σας θεωρείται πλήρες — και η μηνιαία προθεσμία αρχίζει — από τη λήψη των στοιχείων που επιτρέπουν την ταυτοποίηση. Το αίτημα ταυτοποίησης υποβάλλεται χωρίς καθυστέρηση και το αργότερο εντός πέντε (5) εργάσιμων ημερών από τη λήψη του αιτήματος, ώστε να μη χρησιμοποιείται ως μέσο παράτασης.

5. Προθεσμίες

5.1 Βασικός κανόνας

Απαντούμε χωρίς καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός ενός (1) μηνός από τη λήψη του αιτήματος (άρθρο 12 παρ. 3).

5.2 Παράταση

Η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο (2) ακόμη μήνες, λαμβανομένων υπόψη της πολυπλοκότητας και του αριθμού των αιτημάτων. Σε αυτή την περίπτωση σας ενημερώνουμε εντός του πρώτου μήνα, αναφέροντας τους λόγους της καθυστέρησης. Η παράταση δεν είναι αυτόματη: εγκρίνεται ονομαστικά και καταχωρίζεται στο Μητρώο DSAR (βλ. ενότητα 10.7).

5.3 Όταν χρειαζόμαστε περισσότερες πληροφορίες

• Ταυτοποίηση (άρθρο 12 παρ. 6): η προθεσμία εκκινεί από τη λήψη των αναγκαίων στοιχείων.
• Διευκρίνιση αντικειμένου (αιτ. σκ. 63): όταν επεξεργαζόμαστε μεγάλο όγκο δεδομένων για εσάς, μπορούμε να σας ζητήσουμε να διευκρινίσετε σε ποια δεδομένα ή σε ποιες επεξεργασίες αναφέρεται το αίτημα. Το αίτημα διευκρίνισης δεν αναστέλλει την προθεσμία και δεν μπορεί να λειτουργήσει ως προϋπόθεση απάντησης: αν δεν λάβουμε διευκρίνιση, απαντούμε στη βάση εύλογης ερμηνείας του αιτήματος.

5.4 Αν δεν προβούμε σε ενέργειες

Αν δεν ικανοποιήσουμε το αίτημά σας, σας ενημερώνουμε εντός ενός μηνός για τους λόγους, καθώς και για το δικαίωμά σας να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή και να προσφύγετε δικαστικά (άρθρο 12 παρ. 4).

6. Κόστος

6.1 Κανόνας

Η άσκηση των δικαιωμάτων σας είναι δωρεάν.

6.2 Εξαίρεση (άρθρο 12 παρ. 5)

Όταν ένα αίτημα είναι προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό, ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα του, μπορούμε είτε να επιβάλουμε εύλογο τέλος που καλύπτει το διοικητικό κόστος είτε να αρνηθούμε να ανταποκριθούμε. Πριν από κάθε τέτοια απόφαση, εξετάζουμε αν αρκεί λιγότερο επαχθές μέτρο (π.χ. στοχευμένη απάντηση, παραπομπή σε ήδη χορηγηθέντα δεδομένα).

6.3 Βάρος απόδειξης

Το βάρος απόδειξης του προδήλως αβάσιμου ή υπερβολικού χαρακτήρα φέρει η SEMAC. Η άρνηση ή η χρέωση αιτιολογείται πάντοτε εγγράφως, τεκμηριώνεται στο Μητρώο DSAR και συνοδεύεται από ενημέρωση για τα δικαιώματα καταγγελίας και δικαστικής προσφυγής. Ο μεγάλος όγκος δεδομένων, από μόνος του, δεν καθιστά ένα αίτημα υπερβολικό.

6.4 Πρόσθετα αντίγραφα

Για πρόσθετα αντίγραφα των ίδιων δεδομένων μπορεί να επιβληθεί εύλογο τέλος βάσει διοικητικού κόστους (άρθρο 15 παρ. 3). Το πρώτο αντίγραφο είναι πάντοτε δωρεάν.

7. Αιτήματα μέσω εκπροσώπου

7.1 Πληρεξούσιος ή δικηγόρος

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας μέσω τρίτου. Στην περίπτωση αυτή ζητούμε έγγραφη εξουσιοδότηση ή πληρεξούσιο που να προσδιορίζει το πρόσωπό σας, το πρόσωπο του εκπροσώπου και το εύρος της εντολής. Η απάντηση αποστέλλεται στον εκπρόσωπο, εκτός αν συντρέχουν λόγοι που επιβάλλουν την απευθείας αποστολή σε εσάς (π.χ. ευαίσθητα δεδομένα ή αμφιβολία ως προς την εντολή), οπότε σας ενημερώνουμε σχετικά.

7.2 Ανήλικοι

Για ανήλικο, το αίτημα υποβάλλεται από τον ασκούντα τη γονική μέριμνα, με απόδειξη της ιδιότητάς του. Λαμβάνουμε υπόψη τον βαθμό ωριμότητας του ανηλίκου και το συμφέρον του, ιδίως σε περιπτώσεις διάστασης ή διαφωνίας των γονέων.

7.3 Πρόσωπα υπό δικαστική συμπαράσταση

Το αίτημα υποβάλλεται από τον δικαστικό συμπαραστάτη, με προσκόμιση της σχετικής δικαστικής απόφασης.

7.4 Αποβιώσαντες

Ο ΓΚΠΔ δεν εφαρμόζεται σε δεδομένα αποβιωσάντων (αιτ. σκ. 27). Το άρθρο 34 του ν. 4624/2019 προβλέπει ειδική μεταχείριση για ορισμένες περιπτώσεις. Εξετάζουμε τέτοια αιτήματα κατά περίπτωση, με βάση το εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο και τα έννομα συμφέροντα των κληρονόμων.

8. Αν δεν μείνετε ικανοποιημένοι

8.1 Εσωτερική κλιμάκωση

Απευθυνθείτε πρώτα στο Σημείο Επικοινωνίας για την Προστασία Δεδομένων (privacy@semac.gr), αναφέροντας τον αριθμό πρωτοκόλλου του αιτήματός σας. Το αίτημα επανεξέτασης εξετάζεται από πρόσωπο διαφορετικό από εκείνο που έλαβε την αρχική απόφαση και απαντάται εντός τριάντα (30) ημερών. Η εσωτερική κλιμάκωση είναι προαιρετική και δεν αποτελεί προϋπόθεση για την προσφυγή σας στην εποπτική αρχή ή στα δικαστήρια.

8.2 Εποπτικές αρχές

Ελλάδα — Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα τηλ. +30 210 6475600 · contact@dpa.gr · www.dpa.gr

Κατά το άρθρο 77 ΓΚΠΔ μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην αρχή του κράτους μέλους της συνήθους διαμονής σας, του τόπου εργασίας σας ή του τόπου της εικαζόμενης παράβασης.

8.3 Δικαστική προσφυγή

Διατηρείτε το δικαίωμα πραγματικής δικαστικής προσφυγής κατά απόφασης εποπτικής αρχής (άρθρο 78) και κατά της SEMAC (άρθρο 79). Η αγωγή ασκείται ενώπιον των δικαστηρίων του κράτους μέλους όπου η SEMAC έχει εγκατάσταση ή, κατ' επιλογήν σας, της συνήθους διαμονής σας.

8.4 Καμία δυσμενής συνέπεια

Η υποβολή αιτήματος, παραπόνου ή καταγγελίας δεν επηρεάζει τη σχέση σας με τη SEMAC. Δεν συνιστά λόγο διακοπής συνεργασίας, μεταβολής εμπορικών όρων, αποκλεισμού από διαδικασία πρόσληψης ή δυσμενούς μεταχείρισης στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης.

8.5 Αποζημίωση

Κατά το άρθρο 82 ΓΚΠΔ, κάθε πρόσωπο που υπέστη υλική ή μη υλική ζημία ως αποτέλεσμα παράβασης του Κανονισμού δικαιούται αποζημίωση από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή τον εκτελούντα.

ΜΕΡΟΣ ΙΙ — ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ SEMAC

Το Μέρος ΙΙ απευθύνεται στο προσωπικό και στους συνεργάτες της SEMAC. Δημοσιεύεται μαζί με το Μέρος Ι διότι η διαφάνεια ως προς τον τρόπο με τον οποίο απαντούμε αποτελεί μέρος της υποχρέωσης λογοδοσίας (άρθρο 5 παρ. 2 ΓΚΠΔ). Η μη τήρησή του συνιστά παράβαση εσωτερικής πολιτικής, ανεξάρτητα από το αν προκύψει καταγγελία.

9. Ρόλοι και αρμοδιότητες

9.1 Πίνακας ρόλων

Η αρχή είναι απλή: η αναγνώριση αφορά όλους, η απάντηση αφορά έναν. Το συχνότερο σφάλμα σε ελέγχους εποπτικών αρχών δεν είναι η κακή απάντηση, αλλά η καθυστερημένη — επειδή το αίτημα έμεινε αναπάντητο σε ένα εμπορικό γραμματοκιβώτιο.

9.2 Κλιμάκωση

Κλιμακώνεται υποχρεωτικά στο Σημείο Επικοινωνίας κάθε αίτημα που: αφορά ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9)· προέρχεται από εν ενεργεία ή πρώην εργαζόμενο· συνδέεται με εκκρεμή ή πιθανολογούμενη δικαστική διαφορά· ζητεί διαγραφή δεδομένων που υπόκεινται σε υποχρεωτική τήρηση· αφορά περισσότερες από μία εταιρείες του Ομίλου· ή αποκαλύπτει πιθανή παραβίαση δεδομένων (βλ. ενότητα 15).

9.3 Εκπαίδευση

Όλο το προσωπικό λαμβάνει σύντομη εκπαίδευση αναγνώρισης DSAR κατά την ένταξη και ετησίως εφεξής. Η υποχρέωση αναγνώρισης βαρύνει κάθε εργαζόμενο· η υποχρέωση απάντησης βαρύνει αποκλειστικά τον Συντονιστή DSAR.

10. Ροή εργασίας βήμα προς βήμα και χρονοδιάγραμμα ανά ημέρα

10.1 Χρονοδιάγραμμα

10.2 Αναστολή διαγραφής

Από τη στιγμή της καταχώρισης και έως το κλείσιμο του φακέλου, τα δεδομένα που εμπίπτουν στο εύρος του αιτήματος δεν διαγράφονται βάσει του τακτικού χρονοδιαγράμματος τήρησης. Η αναστολή αίρεται ρητά κατά το κλείσιμο.

10.3 Απαγόρευση τροποποίησης

Απαγορεύεται αυστηρά η τροποποίηση, διαγραφή ή «τακτοποίηση» δεδομένων μετά τη λήψη αιτήματος. Τέτοια ενέργεια συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα και ενδέχεται να στοιχειοθετεί και ποινικό αδίκημα κατά την ισχύουσα νομοθεσία.

10.4 Ασφαλής αποστολή

Το πακέτο απάντησης αποστέλλεται κρυπτογραφημένο, με τον κωδικό πρόσβασης να διαβιβάζεται από διαφορετικό δίαυλο (π.χ. SMS). Δεν αποστέλλονται δεδομένα σε διεύθυνση που δεν έχει επαληθευτεί.

10.5 Καθορισμός αρμόδιας εταιρείας

Ο Συντονιστής προσδιορίζει ποια εταιρεία (E1, E2) είναι υπεύθυνη επεξεργασίας για κάθε σκέλος. Όταν εμπλέκονται και οι δύο, συντάσσεται ενιαία απάντηση που διακρίνει ρητά τα σκέλη ανά εταιρεία. Εφόσον κάποιο σκέλος παραπέμφθηκε στη συνδεδεμένη εταιρεία Semac International Ltd, η απάντηση το αναφέρει ρητά και προσδιορίζει την εταιρεία αυτή ως χωριστό υπεύθυνο επεξεργασίας με δική της πολιτική απορρήτου.

10.6 Εκτελούντες την επεξεργασία

Όταν τα δεδομένα τηρούνται από εκτελούντα (π.χ. πάροχος φιλοξενίας, λογιστικό γραφείο, ATS), ο Συντονιστής ενεργοποιεί τη συμβατική ρήτρα συνδρομής του άρθρου 28 παρ. 3 στοιχ. ε΄ με προθεσμία απάντησης προς τον εκτελούντα επτά (7) ημερών.

10.7 Έγκριση παράτασης

Η παράταση εγκρίνεται ονομαστικά, με καταγραφή του συγκεκριμένου λόγου (όγκος, πολυπλοκότητα, πλήθος συστημάτων, εμπλοκή τρίτων). Δεν γίνεται δεκτή γενικόλογη αιτιολογία τύπου «φόρτος εργασίας».

10.8 Λίστα τελικού ελέγχου πριν την αποστολή

Πριν από κάθε αποστολή, ο Συντονιστής επιβεβαιώνει και υπογράφει τα εξής:

☐ Απαντήθηκαν όλα τα δικαιώματα που ασκήθηκαν, όχι μόνο το πιο προφανές. ☐ Δόθηκαν όλες οι πληροφορίες του άρθρου 15 παρ. 1, όχι μόνο το αντίγραφο. ☐ Κάθε σύστημα της ενότητας 11 σημειώθηκε ως «αναζητήθηκε» ή «δεν εφαρμόζεται», με ημερομηνία. ☐ Οι αποκρύψεις ελέγχθηκαν από δεύτερο πρόσωπο και είναι μη αναστρέψιμες. ☐ Ελέγχθηκαν τα μεταδεδομένα των αρχείων. ☐ Το πακέτο αφορά αποκλειστικά το αιτούν πρόσωπο — καμία εγγραφή άλλου προσώπου δεν διέρρευσε στο αρχείο. ☐ Η γλώσσα της απάντησης είναι απλή και κατανοητή (άρθρο 12 παρ. 1). ☐ Κάθε άρνηση φέρει νομική βάση και συγκεκριμένη αιτιολογία. ☐ Περιλαμβάνονται τα πλήρη στοιχεία των εποπτικών αρχών και η αναφορά στο δικαίωμα δικαστικής προσφυγής. ☐ Η διεύθυνση αποστολής επαληθεύτηκε· ο κωδικός αποστέλλεται από άλλον δίαυλο. ☐ Η εγγραφή Μητρώου συμπληρώθηκε πλήρως και ορίστηκε η ημερομηνία διαγραφής του φακέλου.

11. Πού αναζητούμε — λίστα ελέγχου συστημάτων

Για κάθε αίτημα συμπληρώνεται η ακόλουθη λίστα. Κάθε γραμμή σημειώνεται ως Αναζητήθηκε / Δεν εφαρμόζεται, με ημερομηνία, όρους αναζήτησης και όνομα εκτελέσαντος.

11.1 Ορθή μεταχείριση των αντιγράφων ασφαλείας

Τα αντίγραφα ασφαλείας δεν αναζητούνται κατά κανόνα για τους σκοπούς του άρθρου 15: αποτελούν στιγμιότυπα ανάκτησης, όχι λειτουργικό αρχείο, και η αναζήτηση σε αυτά είναι συνήθως δυσανάλογη. Αυτό δηλώνεται ρητά στην απάντηση.

Για τα άρθρα 17 και 18 όμως ισχύει διαφορετική αντιμετώπιση: η ύπαρξη αντιγράφων ασφαλείας δεν αποτελεί λόγο άρνησης διαγραφής. Εφαρμόζεται η εξής αλληλουχία: (α) διαγραφή από τα ενεργά συστήματα εντός της προθεσμίας· (β) καταχώριση του υποκειμένου σε λίστα εκκρεμών διαγραφών από αντίγραφα· (γ) περιορισμός επεξεργασίας στα αντίγραφα κατά το ενδιάμεσο διάστημα — καμία επαναφορά, καμία χρήση· (δ) οριστική εξάλειψη κατά τον φυσικό κύκλο ανακύκλωσης· (ε) εάν επιβληθεί επαναφορά για λόγους καταστροφής, επανάληψη της διαγραφής αμέσως μετά την επαναφορά· (στ) ενημέρωση του υποκειμένου για τον εκτιμώμενο χρόνο ολοκλήρωσης. Ο κύκλος αντιγράφων της SEMAC ακολουθεί την πολιτική αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάστασης από καταστροφή, με περιορισμένη διάρκεια διατήρησης.

11.2 Μεθοδολογία αναζήτησης

Οι όροι αναζήτησης καταγράφονται πριν την εκτέλεση και περιλαμβάνουν κατ' ελάχιστον: ονοματεπώνυμο σε ελληνική και λατινική γραφή (και τυχόν παραλλαγές ή συντομογραφίες)· κάθε γνωστή διεύθυνση email· αριθμούς τηλεφώνου με και χωρίς κωδικό χώρας· ΑΦΜ ή αριθμό μητρώου· επωνυμία της εταιρείας που εκπροσωπεί το υποκείμενο· αριθμούς έργων, προσφορών και τιμολογίων. Καταγράφονται επίσης τα συστήματα στα οποία δεν διενεργήθηκε αναζήτηση και ο λόγος. Η βεβαίωση πληρότητας υπογράφεται από τον ιδιοκτήτη κάθε συστήματος και τηρείται στον φάκελο ως απόδειξη επιμέλειας.

11.3 Ενδοομιλική αναζήτηση

Όταν το αίτημα ενδέχεται να αφορά και τις δύο εταιρείες (π.χ. επαφή που καταχωρίστηκε στο κοινό CRM ή ερώτημα που παραπέμφθηκε από την E1 στην E2), η αναζήτηση εκτείνεται και στις δύο. Καθεμία απαντά ως χωριστός υπεύθυνος επεξεργασίας για τη δική της επεξεργασία, αλλά η απάντηση συντονίζεται ώστε το υποκείμενο να λάβει μία συνολική επιστολή. Εφόσον ένα ερώτημα είχε παραπεμφθεί στη συνδεδεμένη εταιρεία Semac International Ltd, η εταιρεία αυτή δεν ερευνάται για λογαριασμό μας: είναι χωριστός υπεύθυνος επεξεργασίας και απλώς ενημερώνουμε το υποκείμενο για την παραπομπή και για τον τρόπο επικοινωνίας μαζί της.

12. Κανόνες απόκρυψης (redaction) και δεδομένα τρίτων

12.1 Αρχή

Το άρθρο 15 παρ. 4 δεν επιτρέπει καθολική άρνηση επειδή ένα έγγραφο περιέχει και δεδομένα τρίτων. Επιτρέπει επιλεκτική απόκρυψη. Ο κανόνας είναι: χορηγούμε όσο περισσότερο γίνεται, αποκρύπτουμε όσο λιγότερο χρειάζεται.

12.2 Τι αποκρύπτεται

• Ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας και αναγνωριστικά τρίτων φυσικών προσώπων, όταν η αποκάλυψη δεν είναι εύλογη.
• Ειδικές κατηγορίες δεδομένων τρίτων — πάντοτε.
• Πληροφορίες που θα αποκάλυπταν την ταυτότητα καταγγέλλοντος ή μάρτυρα.
• Εμπορικό απόρρητο και τιμολογιακές πληροφορίες τρίτων, στο μέτρο που δεν αφορούν το υποκείμενο.
• Δικηγορικό απόρρητο και υλικό προετοιμασίας δίκης.

12.3 Τι ΔΕΝ αποκρύπτεται

• Ονόματα και ιδιότητες εργαζομένων της SEMAC που ενήργησαν με την επαγγελματική τους ιδιότητα (π.χ. ο υπογράφων μια προσφορά), εκτός αν συντρέχει τεκμηριωμένος κίνδυνος για το πρόσωπο.
• Αρνητικές ή δυσμενείς πληροφορίες για το ίδιο το υποκείμενο. Η δυσάρεστη πληροφορία δεν είναι λόγος απόκρυψης.
• Στοιχεία νομικών προσώπων, τα οποία δεν αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

12.4 Στάθμιση για τα δεδομένα τρίτων

Καταγράφεται γραπτή στάθμιση των εξής: (α) υπάρχει συγκατάθεση του τρίτου; (β) πρόκειται για επαγγελματικά ή ιδιωτικά στοιχεία; (γ) γνωρίζει ήδη το υποκείμενο την ταυτότητα του τρίτου; (δ) υπάρχει ρητή αντίθεση του τρίτου; (ε) είναι εύλογο να χορηγηθεί χωρίς συγκατάθεση; Η στάθμιση αποθηκεύεται στον φάκελο.

12.5 Τεχνική εκτέλεση

Η απόκρυψη γίνεται με επίπεδη (flattened) μορφή — μαύρισμα σε PDF χωρίς δυνατότητα αναίρεσης, με έλεγχο ότι το υποκείμενο κείμενο δεν είναι ανακτήσιμο με αντιγραφή ή αναζήτηση. Ελέγχονται και τα μεταδεδομένα (συντάκτης, σχόλια, ιστορικό αναθεωρήσεων). Ο έλεγχος διενεργείται από δεύτερο πρόσωπο πριν την αποστολή.

12.6 Μητρώο αποκρύψεων

Κάθε απόκρυψη καταγράφεται: τεκμήριο, σελίδα, τι αφαιρέθηκε (γενικά), νομική βάση, ημερομηνία, εγκρίνων.

13. Εξαιρέσεις και λόγοι απόρριψης

13.1 Δυνατοί λόγοι

13.2 Τι ΔΕΝ αποτελεί λόγο άρνησης

Ο όγκος των δεδομένων· η ύπαρξη αντιγράφων ασφαλείας· η εικαζόμενη πρόθεση του αιτούντος (π.χ. προετοιμασία εργατικής διαφοράς — το κίνητρο είναι αδιάφορο)· η μη χρήση του εντύπου του Παραρτήματος Α· η μη επίκληση του ΓΚΠΔ· η ύπαρξη εκκρεμούς εμπορικής διαφοράς.

13.3 Υποχρέωση αιτιολόγησης

Κάθε πλήρης ή μερική άρνηση περιλαμβάνει υποχρεωτικά: (α) σαφή διατύπωση του τι δεν χορηγείται· (β) τη νομική βάση και τη συγκεκριμένη αιτιολογία — όχι απλή παραπομπή σε άρθρο· (γ) ό,τι μπορεί να χορηγηθεί, χορηγείται· (δ) ενημέρωση για το δικαίωμα καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ / στον Επίτροπο με πλήρη στοιχεία· (ε) ενημέρωση για το δικαίωμα δικαστικής προσφυγής (άρθρο 79) και αποζημίωσης (άρθρο 82)· (στ) ενημέρωση για τη δυνατότητα εσωτερικής επανεξέτασης (ενότητα 8.1).

14. Αρχεία που τηρούμε

14.1 Πεδία Μητρώου DSAR

Βλ. πλήρες υπόδειγμα στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β. Το Μητρώο τηρείται με περιορισμένη πρόσβαση (Συντονιστής DSAR, Σημείο Επικοινωνίας, εγκρίνοντες) και δεν περιέχει τα ίδια τα ουσιαστικά δεδομένα, παρά μόνο τα διαχειριστικά στοιχεία του αιτήματος.

14.2 Χρόνος τήρησης

Ο φάκελος DSAR τηρείται πέντε (5) έτη από το κλείσιμό του, για την απόδειξη συμμόρφωσης κατά το άρθρο 5 παρ. 2 ΓΚΠΔ (αρχή της λογοδοσίας). Μετά τη λήξη διαγράφεται με τεκμηριωμένη διαδικασία.

14.3 Ελαχιστοποίηση εντός του φακέλου

Το χορηγηθέν πακέτο δεδομένων δεν τηρείται επί πενταετία ως αντίγραφο. Μετά την αποστολή τηρούνται: το αίτημα, η αλληλογραφία, το φύλλο οριοθέτησης, το μητρώο αποκρύψεων, οι αποφάσεις με την αιτιολογία τους και ευρετήριο (όχι αντίγραφο) του χορηγηθέντος υλικού.

Ο λόγος είναι πρακτικός και νομικός: η συγκέντρωση όλων των δεδομένων ενός προσώπου σε έναν φάκελο δημιουργεί νέα, συγκεντρωτική επεξεργασία με δικό της κίνδυνο. Ο φάκελος DSAR πρέπει να αποδεικνύει τι κάναμε, όχι να αναπαράγει τα δεδομένα.

15. Διεπαφή με τα περιστατικά παραβίασης

15.1 Πότε ενεργοποιείται

Η εξέταση ενός DSAR ενδέχεται να αποκαλύψει παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα — για παράδειγμα: δεδομένα απεστάλησαν σε λάθος αποδέκτη· αρχείο ήταν προσβάσιμο χωρίς εξουσιοδότηση· δεδομένα τηρήθηκαν πολύ πέραν του χρόνου τήρησης και εκτέθηκαν· λογαριασμός αποχωρήσαντος παρέμεινε ενεργός· ή το ίδιο το αίτημα καταγγέλλει διαρροή.

15.2 Άμεση ενέργεια

Ο Συντονιστής DSAR δεν αξιολογεί ο ίδιος τη σοβαρότητα. Ενημερώνει αυθημερόν το Σημείο Επικοινωνίας για την Προστασία Δεδομένων και ενεργοποιεί τη Διαδικασία Διαχείρισης Περιστατικών.

15.3 Προθεσμία 72 ωρών

Εφόσον η παραβίαση ενδέχεται να επιφέρει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες φυσικών προσώπων, γνωστοποιείται στην αρμόδια εποπτική αρχή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, εφόσον είναι δυνατό, εντός 72 ωρών από τη στιγμή που η SEMAC λάβει γνώση (άρθρο 33 ΓΚΠΔ). Η γνώση τεκμαίρεται από τη στιγμή που ο εργαζόμενος που χειρίζεται το DSAR εντόπισε το γεγονός — όχι από τη στιγμή της εσωτερικής επιβεβαίωσης. Εάν υπάρξει καθυστέρηση, η γνωστοποίηση συνοδεύεται από αιτιολόγηση.

15.4 Ενημέρωση των υποκειμένων

Εφόσον η παραβίαση ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο, ενημερώνονται και τα θιγόμενα υποκείμενα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση (άρθρο 34).

15.5 Διακριτή διαχείριση

Το περιστατικό παραβίασης διαχειρίζεται παράλληλα και ανεξάρτητα: δεν αναστέλλει το DSAR, ούτε το DSAR αναστέλλει τη γνωστοποίηση. Και τα δύο καταγράφονται με αμοιβαία παραπομπή.

16. Δείκτες απόδοσης και περιοδική επανεξέταση

16.1 Δείκτες

16.2 Επανεξέταση

Η παρούσα διαδικασία επανεξετάζεται ετησίως και εκτάκτως όταν: μεταβληθεί το νομικό πλαίσιο ή εκδοθούν νέες κατευθυντήριες γραμμές ΕΣΠΔ/ΑΠΔΠΧ· προστεθεί ή αποσυρθεί σύστημα από τη λίστα της ενότητας 11· σημειωθεί καταγγελία ή περιστατικό· ή μεταβληθεί η εταιρική δομή του Ομίλου. Αρμόδιο: το Σημείο Επικοινωνίας για την Προστασία Δεδομένων.

16.3 Αναφορά στη Διοίκηση

Ετήσια σύνοψη προς τη Διοίκηση: πλήθος και είδος αιτημάτων ανά εταιρεία, χρόνοι απόκρισης, απορρίψεις, καταγγελίες, εντοπισθείσες αδυναμίες και διορθωτικές ενέργειες.

17. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α — Έντυπο Αιτήματος Άσκησης Δικαιωμάτων

Η χρήση του εντύπου είναι προαιρετική. Μπορείτε να υποβάλετε αίτημα με οποιονδήποτε τρόπο, ακόμη και προφορικά.

Α1. Στοιχεία αιτούντος

• Ονοματεπώνυμο: _________________________________
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: _________________________________
• Τηλέφωνο (προαιρετικό): _________________________________
• Ταχυδρομική διεύθυνση (εφόσον επιθυμείτε έντυπη απάντηση): _________________________________

Α2. Η σχέση σας με τη SEMAC (σημειώστε ό,τι ισχύει)

☐ Πελάτης ☐ Προμηθευτής/συνεργάτης ☐ Υποψήφιος εργασίας ☐ Εργαζόμενος / πρώην εργαζόμενος ☐ Επισκέπτης ιστοτόπου ☐ Παραλήπτης newsletter ☐ Άλλο: ____________

Α3. Εταιρεία προς την οποία απευθύνεστε (αν δεν γνωρίζετε, αφήστε κενό)

☐ Semac Construction S.A. ☐ Semac Automation S.A. ☐ Semac International Ltd ☐ Δεν γνωρίζω

Α4. Δικαίωμα που ασκείτε (σημειώστε ένα ή περισσότερα)

☐ Πρόσβαση / αντίγραφο (άρθρο 15) ☐ Διόρθωση (άρθρο 16) — αναφέρετε τι είναι λανθασμένο και ποιο είναι το σωστό ☐ Διαγραφή (άρθρο 17) ☐ Περιορισμός επεξεργασίας (άρθρο 18) ☐ Φορητότητα (άρθρο 20) — προτιμώμενος μορφότυπος: ____________ ☐ Εναντίωση (άρθρο 21 παρ. 1) ☐ Διακοπή απευθείας εμπορικής προώθησης (άρθρο 21 παρ. 2) ☐ Ανάκληση συγκατάθεσης (άρθρο 7 παρ. 3) ☐ Πληροφορίες για αυτοματοποιημένες αποφάσεις (άρθρο 22)

Α5. Περιγραφή του αιτήματος

```

```

Α6. Στοιχεία που βοηθούν στην αναζήτηση (προαιρετικά)

• Χρονικό διάστημα: από __________ έως __________
• Διευθύνσεις email / τηλέφωνα που χρησιμοποιήσατε: _________________________________
• Αριθμός έργου, προσφοράς ή τιμολογίου: _________________________________
• Συγκεκριμένα συστήματα ή ιστότοποι: ☐ www.semac.gr ☐ services.semac.gr ☐ automation.semac.gr

Α7. Υποβολή μέσω εκπροσώπου

☐ Υποβάλλω το αίτημα ως εκπρόσωπος. Επισυνάπτω εξουσιοδότηση/πληρεξούσιο. Ονοματεπώνυμο εκπροσώπου: _________________________________

Α8. Τρόπος απάντησης

☐ Ασφαλές email (κρυπτογραφημένο συνημμένο) ☐ Ταχυδρομείο ☐ Παραλαβή από τα γραφεία

Α9. Δήλωση

Δηλώνω ότι τα ανωτέρω στοιχεία είναι ακριβή και ότι το αίτημα αφορά δεδομένα που με αφορούν (ή πρόσωπο που νομίμως εκπροσωπώ).

Ημερομηνία: __________ Υπογραφή: _________________________________

Πληροφόρηση: Τα στοιχεία αυτού του εντύπου χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τη διαχείριση του αιτήματός σας — νομική βάση: άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ (συμμόρφωση με νομική υποχρέωση). Ο φάκελος τηρείται 5 έτη από το κλείσιμο.

18. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β — Υπόδειγμα Μητρώου DSAR

19. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ — Υποδείγματα επιστολών απάντησης

19.1 Επιστολή Α — Επιβεβαίωση παραλαβής

Θέμα: Επιβεβαίωση παραλαβής αιτήματος — [DSAR-ΕΕΕΕ-NNN]

Αγαπητέ/ή [Ονοματεπώνυμο],

Επιβεβαιώνουμε ότι λάβαμε στις [ημερομηνία] το αίτημά σας για άσκηση δικαιωμάτων κατά τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων. Το αίτημα καταχωρίστηκε με αριθμό [DSAR-ΕΕΕΕ-NNN]· παρακαλούμε να τον αναφέρετε σε κάθε επικοινωνία.

Κατανοούμε ότι ασκείτε το δικαίωμα: [περιγραφή]. Εάν αυτό δεν αποδίδει σωστά το αίτημά σας, ενημερώστε μας.

Θα σας απαντήσουμε έως τις [ημερομηνία = λήψη + 1 μήνας]. Εάν το αίτημα αποδειχθεί ιδιαίτερα σύνθετο, ενδέχεται να χρειαστούμε παράταση έως δύο επιπλέον μήνες· σε αυτή την περίπτωση θα σας ενημερώσουμε με τους λόγους πριν από την ανωτέρω ημερομηνία.

Η εξέταση του αιτήματος γίνεται δωρεάν.

[Προαιρετική παράγραφος ταυτοποίησης: Για να διασφαλίσουμε ότι δεν αποκαλύπτουμε δεδομένα σε τρίτο πρόσωπο, θα σας παρακαλούσαμε να επιβεβαιώσετε[συγκεκριμένο, αναλογικό στοιχείο]. Δεν χρειάζεται να μας αποστείλετε αντίγραφο ταυτότητας.]

Με εκτίμηση, [Όνομα] — Σημείο Επικοινωνίας για την Προστασία Δεδομένων, [Εταιρεία] privacy@semac.gr

19.2 Επιστολή Β — Ειδοποίηση παράτασης (αποστέλλεται πριν τη λήξη του πρώτου μήνα)

Θέμα: Παράταση προθεσμίας απάντησης — [DSAR-ΕΕΕΕ-NNN]

Αγαπητέ/ή [Ονοματεπώνυμο],

Σας ενημερώνουμε ότι, κατ' εφαρμογή του άρθρου 12 παρ. 3 ΓΚΠΔ, παρατείνουμε την προθεσμία απάντησης στο αίτημά σας κατά [έναν / δύο] μήνα/ες. Νέα ημερομηνία απάντησης: [ημερομηνία].

Οι συγκεκριμένοι λόγοι της παράτασης είναι: [π.χ. το αίτημα καλύπτει περίοδο[Χ]ετών και απαιτεί αναζήτηση σε[Ν]συστήματα, καθώς και επισκόπηση[όγκος]τεκμηρίων ως προς δεδομένα τρίτων προσώπων].

Εργαζόμαστε ήδη επί του αιτήματος και θα σας ενημερώσουμε νωρίτερα εφόσον ολοκληρωθεί. Διατηρείτε το δικαίωμα καταγγελίας στην εποπτική αρχή και δικαστικής προσφυγής (στοιχεία στην ενότητα 8 της Πολιτικής μας).

Με εκτίμηση, [Όνομα]

19.3 Επιστολή Γ — Πλήρης απάντηση

Θέμα: Απάντηση στο αίτημά σας — [DSAR-ΕΕΕΕ-NNN]

Αγαπητέ/ή [Ονοματεπώνυμο],

Σε συνέχεια του αιτήματός σας της [ημερομηνία], σας ενημερώνουμε τα ακόλουθα.

1. Τι κάναμε. Αναζητήσαμε δεδομένα που σας αφορούν στα εξής συστήματα: [κατάλογος], για την περίοδο [διάστημα], με τους όρους αναζήτησης [όροι].

2. Επιβεβαίωση επεξεργασίας. [Η εταιρεία] επεξεργάζεται δεδομένα που σας αφορούν. / Δεν εντοπίστηκαν δεδομένα που σας αφορούν.

3. Πληροφορίες κατά το άρθρο 15 παρ. 1. Σκοποί: […]. Κατηγορίες δεδομένων: […]. Αποδέκτες ή κατηγορίες αποδεκτών: […]. Χρόνος τήρησης ή κριτήρια: […]. Προέλευση των δεδομένων (όπου δεν συλλέχθηκαν από εσάς): […]. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ και εγγυήσεις: […]. Δεν διενεργείται αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων που παράγει έννομα αποτελέσματα ή σας επηρεάζει σημαντικά με ανάλογο τρόπο, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ.

4. Αντίγραφο. Επισυνάπτεται [περιγραφή αρχείου]. Ο κωδικός πρόσβασης αποστέλλεται χωριστά με [SMS].

5. Αποκρύψεις. Σε ορισμένα τεκμήρια αποκρύψαμε στοιχεία που αφορούν άλλα πρόσωπα, κατ' εφαρμογή του άρθρου 15 παρ. 4 ΓΚΠΔ. Δεν αποκρύψαμε καμία πληροφορία που αφορά εσάς.

6. Τα δικαιώματά σας. Διατηρείτε τα δικαιώματα διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και το δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης και υποβολής καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ (Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, +30 210 6475600, contact@dpa.gr) ή στην εποπτική αρχή της συνήθους διαμονής σας, και δικαστικής προσφυγής.

Με εκτίμηση, [Όνομα]

19.4 Επιστολή Δ — Μερική άρνηση με αιτιολογία

Θέμα: Απάντηση στο αίτημά σας — μερική ικανοποίηση — [DSAR-ΕΕΕΕ-NNN]

Αγαπητέ/ή [Ονοματεπώνυμο],

Ικανοποιήσαμε το αίτημά σας κατά το μεγαλύτερο μέρος του. Επισυνάπτονται […].

Τι δεν χορηγήθηκε και γιατί.

Τι δεν χορηγήθηκε	Νομική βάση	Συγκεκριμένη αιτιολογία
[π.χ. τα ονόματα των τρίτων προσώπων στην αλληλογραφία της 12ης Μαΐου]	άρθρο 15 παρ. 4 ΓΚΠΔ	[πρόκειται για ιδιωτικά στοιχεία τρίτων που δεν συναίνεσαν και δεν είναι εύλογο να αποκαλυφθούν· το περιεχόμενο που σας αφορά χορηγήθηκε πλήρως]
[π.χ. διαγραφή των τιμολογίων 2022–2026]	άρθρο 17 παρ. 3 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ · φορολογική νομοθεσία	[υφίσταται νομική υποχρέωση τήρησης 6 ετών από το τέλος της χρήσης· τα δεδομένα θα διαγραφούν στις[ημερομηνία]. Έως τότε δεν χρησιμοποιούνται για κανέναν άλλο σκοπό.]

Το δικαίωμά σας να αντιδράσετε. Εάν δεν συμφωνείτε, μπορείτε: (α) να ζητήσετε εσωτερική επανεξέταση από διαφορετικό πρόσωπο, στο [privacy@semac.gr], με απάντηση εντός 30 ημερών· (β) να υποβάλετε καταγγελία στην ΑΠΔΠΧ (Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, +30 210 6475600, contact@dpa.gr, www.dpa.gr), ή στην αρχή της συνήθους διαμονής ή του τόπου εργασίας σας (άρθρο 77)· (γ) να ασκήσετε δικαστική προσφυγή (άρθρο 79) και να αξιώσετε αποζημίωση για υλική ή μη υλική ζημία (άρθρο 82).

Με εκτίμηση, [Όνομα]

20. Έκδοση, ημερομηνία ισχύος και ιστορικό αλλαγών

• Έκδοση: 2.0
• Ημερομηνία ισχύος: 15 Αυγούστου 2026
• Προηγούμενη έκδοση: Δεν υπήρχε αντίστοιχο έγγραφο. Η παρούσα Πολιτική αντικαθιστά τις αποσπασματικές αναφορές σε δικαιώματα των Πολιτικής Απορρήτου και Όρων Χρήσης της 21ης Σεπτεμβρίου 2021.
• Επόμενη προγραμματισμένη επανεξέταση: 15 Αυγούστου 2027